企業の情報をより厳重に管理したいならペーパーレス化しよう

会社

リスク回避を徹底

パソコン

ファイル転送はメールソフトやクラウドシステム、オンラインストレージなどで簡単に行う事ができます。しかし簡単にできる反面、リスクも多くなっています。毎回気を付ける認識も必要ですが、ツールなどを活用して回避することも大事です。

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バックアップの要

HDD

外付けhddは企業にとって、大切なデータを守るために重要な役割を果たします。定期的に外付けhddにバックアップをとることで、ウイルスはもとより、落雷や停電などの不意の事故や、パソコンの故障によるデータ紛失を未然に防ぐことが可能になります。

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急激な変化を避け改善

メンズ

法的、社会的要求が大きい

ペーパーレス化は、企業の経費削減や環境問題の解決、そして情報漏えいリスクの削減など様々な効果をもたらします。しかし長年紙媒体を使用してきた企業にとっていきなり全面的な環境改善は現実的ではありません。逆に生産性が悪くなるなどの逆効果をもたらすこともあるのです。そのため時間をかけて無理のないスケジュールを組むことが大事なポイントです。しかし認識や声掛けだけで改善できるものではありません。物理的なルールや環境改善を伴い、企業全体でペーパーレス化に取り組むことが最も効果的なのです。企業としては企業秘密の保護や個人情報の漏えい防止のため法的にも社会的にもペーパーレスの要求度は高まっているのです。これをいかに浸透させるかが課題です。

紙媒体の私物化を禁止

ペーパーレス化において一番効果のある方法が文書の私物化をさせないことです。組織保有の財産である書類を紙媒体にすることによって私物化されます。これを物理的に防止する策が最も効果的になります。組織として保有する文書は何か、そしてそれを保管する場所を明確にして共有する、さらには、保管期限などを決めて破棄ルールを明確にすることです。これにより紙媒体を個人所有することはできなくなり、会社の指定された保管場所にのみ紙媒体が存在する事になります。ペーパーレス化を最も早く効率的に行う方法です。さらにこれらの書類を徐々に電子化させることでいずれは紙媒体をなくすことに成功するのです。ペーパーレス化を図るには急激な環境の変化を及ぼさないように注意する必要があるのです。

データロストを回避する

ハードディスク

ハードディスクが壊れると、パソコンデータが消失します。顧客や機密の情報をパソコンデータで管理している企業にとって、ハードディスクの故障は大問題です。しかし、パソコンデータ復旧サービスを利用すれば、ハードディスクの故障が解消する可能性があります。見積もり提出までは費用が発生しない点も魅力的です。

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